Manuale operativo

Preparazione applicativo

Nozioni di base sull'utilizzo

Leggere le nozioni di base sulle caratteristiche dell'applicativo

Principali procedure operative

STAMPA MODULI ACCREDITAMENTO

Per la stampa dei moduli di accreditamento per mezzi ed attrezzature, è possibile utilizzare le funzionalità contenute nella sezione PIANIFICAZIONE della PAGINA INIZIALE.

I pulsanti MODULI ACCREDITAMENTO consentiranno di generare i moduli di accreditamento per volontari e mezzi, mostrando in un'unica pagina un pulsante di generazione modello per ogni organizzazione contenuta nella scheda VOLONTARI ATTESI.

Cliccando su un pulsante verrà generato automaticamente un file PDF con il modulo di accreditamento per la relativa organizzazione.

REGISTRAZIONE VOLONTARI

I volontari vanno registrati nella scheda RISORSE/VOLONTARI (pulsante INSERISCI NUOVO) oppure in PAGINA INIZIALE (pulsante REGISTRAZIONE VOLONTARI).

Se è stata prevista una fase di preaccreditamento, sarà possibile beneficiare dei dati precaricati nella scheda VOLONTARI ATTESI. Digitando infatti alcune lettere in alcuni dei campi “sensibili”, ad esempio nome, cognome, codice fiscale o CURVO (codice identificativo regionale), verranno proposti dei suggerimenti che consentiranno di velocizzare l'inserimento dei dati.

Sono obbligatori i campi organizzazione, cognome, nome, codice fiscale (o in alternativa codice CURVO, se disponibile). Nel campo organizzazione inserire, in maiuscolo (si consiglia di utilizzare sempre il carattere maiuscolo in tutti i campi), il nome dell’organizzazione così come riportato sul tesserino regionale. Altre informazioni vanno compilate durante l'“intervista” al Volontario in arrivo o sulla base delle informazioni dichiarate nel modulo di accreditamento.

Importante chiedere ed indicare:

  • se responsabile (caposquadra);
  • recapito telefonico (cellulare) per i responsabili;
  • se autista di uno dei mezzi in servizio;
  • se intende usufruire dei benefici di legge;
  • numero di giorni eventualmente richiesti per beneficiare dell'art.10.


Nel campo organizzazione inserire la stessa denominazione per tutti i volontari appartenenti allo stesso gruppo (es. il nome dell’organizzazione così come riportato sul tesserino regionale).

Il codice badge, utilizzato per il codice a barre presente nei tesserini, viene assegnato in automatico, ma va manualmente sostituito con il codice CURVO se presente.

REGISTRAZIONE MEZZI

I mezzi vanno registrati nella scheda RISORSE/MEZZI (pulsante INSERISCI NUOVO) oppure in PAGINA INIZIALE (pulsante REGISTRAZIONE MEZZI).

Obbligatori i campi organizzazione, marca e modello, targa, KM arrivo al campo.

Nel campo organizzazione inserire, in maiuscolo, il nome dell’organizzazione così come riportato nei volontari registrati per il gruppo.

REGISTRAZIONE ATTREZZATURE

Procedura analoga a registrazione di Volontari e mezzi.

ASSEGNAZIONE SERVIZI A VOLONTARI/MEZZI/ATTREZZATURE

In PAGINA INIZIALE/GESTIONE RISORSE sono presenti i pulsanti “MOVIMENTAZIONE RISORSE” per accedere alla funzionalità di assegnazione servizi a volontari, mezzi ed attrezzature. In questo modo è possibile assegnare un SERVIZIO (es. CUCINA, SEGRETERIA, SCENARIO OPERATIVO, USCITA DEFINITIVA) che stanno svolgendo le risorse operative.

La schermata per la movimentazione delle risorse permette di selezionare uno o più Volontari/mezzi/attrezzature ed il servizio da assegnare (tramite menu a tendina). Il sistema, dopo la conferma dell'utente, automaticamente aggiorna il campo “SERVIZIO” presente nelle schede di Volontari, mezzi ed attrezzature. Inoltre la movimentazione viene registrata in SERVIZI/MOV. RISORSE.

Tutte le risorse accreditate vengono messe in automatico “IN ATTESA DI SERVIZIO” una volta registrate.

I servizi possono essere precaricati oppure creati al momento in base alle necessità (scheda SERVIZI oppure PAGINA INIZIALE/ CONFIGURAZIONE/INTERVENTO/ELENCO SERVIZI). Il campo ORDINE determina l'ordine con cui viene presentato nelle tendine.

E' possibile inoltre inserire le coordinate GPS (Lat./Long.) per poter visualizzare sulla mappa (PAGINA INIZIALE/REPORT/MAPPA SERVIZI) la posizione geografica del servizio (es. campo base, cantieri/scenari di servizio).

FINE TURNO DELLE SQUADRE

Punti d’attenzione.

  • Rilevare ed inserire km alla partenza dei mezzi.
  • Assegnare il servizio “USCITA DEFINITIVA” a volontari, mezzi e attrezzature.
  • Verificare che MANSIONE, DATA INIZIO ATTESTATO e DATA FINE ATTESTATO siano compilati correttamente.
  • Rilevare eventuali rotture/danni ad attrezzature.
  • Se richiesto generare e/o stampare attestati di presenza per volontari.


Ad una risorsa (volontario, mezzo o attrezzatura) che abbandona il campo in quanto ha finito il turno di servizio (non rimane quindi a pernottare al campo) deve essere sempre assegnato il servizio “USCITA DEFINITIVA” (PAGINA INIZIALE/GESTIONE RISORSE), per consentire al sistema di aggiornare i campi DATA/ORA USCITA DEFINITIVA e DATA FINE ATTESTATO. Se la risorsa ritorna al campo per una nuovo turno di servizio, deve essere registrata nuovamente.

Se necessario, è possibile applicare modello per stampare il modulo A (in alcuni casi vale come attestato del mezzo per la richiesta rimborsi Art. 9, quando concesso). Verificare che i dati inseriti siano corretti (informazioni mezzi, KM registrati).

PIANIFICAZIONE SERVIZI

Area PAGINA INIZIALE/PIANIFICAZIONE. Stesso funzionamento dell'area GESTIONE RISORSE, con la differenza che in questa sezione si andranno ad inserire i Volontari/mezzi/attrezzature previste in arrivo, facilitando così l'eventuale pianificazione di turni, attività ecc.

Solo quando la risorsa sarà fisicamente al campo verrà inserita in “RISORSE” e diventerà a tutti gli effetti operativa.

REGISTRAZIONE OPERATORI

I funzionari (es. provinciali, regionali o DPC) vanno inseriti in RISORSE/OPERATORI.

STAMPA BADGE VOLONTARI (TESSERINI)

Utilizzare apposito modello presente nelle scheda dati VOLONTARI, MEZZI, OPERATORI. Verificare, al momento della stampa, che nelle opzioni di stampa non ci sia alcun ridimensionamento della pagina.

CENSIMENTO STRUTTURE

Le strutture montate al campo (tende ospiti, segreteria, cucina, ecc…) vanno codificate e censite nell'apposita schermata CAMPO/STRUTTURE.

Il campo prima assegnazione può essere utilizzato per una prima assegnazione di massima (es. per nucleo famigliare) della tenda agli ospiti: seguirà poi un censimento puntuale (scheda OSPITI).

Per l'assegnazione del “numero tenda”, si consiglia di usare un formato “lettera+numero”, es. A1,A2,B5…

REGISTRAZIONE OSPITI

In CAMPO/OSPITI vanno inseriti gli ospiti del campo di accoglienza.

Obbligatori tenda, nome, cognome, sesso, anno di nascita e nucleo famigliare.

Verificare se ci sono donne incinta, disabili e allettati.

Nella schermata CAMPO/EX OSPITI vanno inseriti gli ospiti che lasciano il campo prima di essere eliminati dalla schermata CAMPO/OSPITI.

Nella schermata OSPITI/ESTERNI c’è l’elenco di persone che non sono registrate al campo ma usufruiscono per motivi vari (casa inagibile, servizi offerti al campo, ecc…) di alcuni servizi (es. pranzo).

In CAMPO/OSPITI/Occupazione tende c’è il riepilogo delle tende con i posti occupati per ognuna.

In CAMPO/OSPITI/Cittadinanze c’è il prospetto con il numero di volontari per cittadinanza.

STAMPA BADGE OSPITI/ESTERNI/VISITATORI

Utilizzare apposito modello. Verificare, al momento della stampa, che nelle opzioni di stampa non ci sia alcun ridimensionamento della pagina.

RUBRICA

I numeri utili del campo (riferimenti funzioni, responsabili di altri campi, referenti di ditte, ecc…) vanno inseriti e tenuti aggiornati nella schermata RUBRICA.

RICHIESTE

In questa area è possibile registrare qualsiasi richiesta di risorse (richiesta interna) ed ospiti (esterna), come ad esempio esigenze, materiale, documenti, beni di consumo ecc…

Le richieste verranno poi vagliate dal responsabile dell'evento.

Tramite il cambio di stato sarà possibile aggiornarne l'avanzamento della richiesta (Presa in carico/In valutazione/In lavorazione/In attesa di lavorazione/Eseguita/Respinta).

PROTOCOLLO

Tutte le comunicazioni rilevanti in entrata/uscita (e-mail o cartacee) vanno archiviate e protocollate. Utilizzare la schermata PROTOCOLLO per assegnare il numero di protocollo, da scrivere poi sul documento o sulla stampa dell’e-mail.

Periodicamente verificare non ci siano “buchi” nel protocollo ed archiviare i documenti.

AVVISI

In COMUNICAZIONI/AVVISI è possibile inserire e stampare (applicando modello) tutte le comunicazioni da esporre al campo, a beneficio degli ospiti o delle risorse. Il sistema stampa in automatico l'intestazione del campo e la data di creazione dell'avviso.

CONSEGNA RADIO

Per aver un tracciato delle radio consegnate al personale in assenza di una sala radio.

SEGNALAZIONE DANNEGGIAMENTO MEZZO/ATTREZZATURA

Tramite apposita scheda in COMUNICAZIONI/DANNEGGIAMENTI è possibile tracciare i danneggiamenti. Successivamente applicare apposito modello, stampare e far firmare a responsabile/caposquadra e controfirmare a funzionario in turno.

STORICO MOVIMENTAZIONE RISORSE

In SERVIZI/MOV. RISORSE è possibile visualizzare tutte le movimentazioni delle risorse registrate a sistema. Nello specifico, il sistema memorizza (con data/ora) ogni variazione del campo “SERVIZIO” di Volontari/mezzi/attrezzature. In questa pagina (tramite opportuni filtri) si potrà ricostruire la “vita operativa” della risorsa in quel dato intervento.

STIME PASTI

Nella scheda CAMPO/STIME PASTI è possibile inserire i numeri di pasti previsti suddividendo tra colazione pranzo e cena

REGISTRAZIONE NUMERO PASTI

L’accesso a colazione, pranzo e cena di volontari e ospiti viene registrato tramite lettura del codice a barre presente sui badge. Viene utilizzato apposito programma (disponibile a breve).

BROGLIACCIO

Nella scheda SERVIZI/BROGLIACCIO è possibile inserire una sorta di diario delle attività quotidiane. Permette infatti la registrazione cronologica di appunti, segnalazioni, info varie che arrivano alla segreteria e che posso essere ritenute utili per la sala operativa. Applicando apposito modello si avrà cronistoria completa della giornata.

REPORT OPERATIVO GIORNALIERO

La scheda SERVIZI/REPORT permette a funzionari/responsabili di funzione la redazione di un report periodico (es. giornaliero) relativamente al servizio effettuato. La pagina si articola in sezioni descrittive (SINTESI ATTIVITA' SVOLTE, CRITICITA' RISCONTRATE) ed una parte in cui selezionare SI/NO (DIFF. COORD. VOLONTARI, RITARDI CAMBI TURNO/MEZZO, DIFFICOLTA' NELLE COMUNICAZIONI). Al termine del turno/servizio si può applicare modello (STAMPA) per invio in sala operativa

REPORT

In PAGINA INIZIALE/REPORT è possibile visualizzare alcune informazioni di riepilogo sulla situazione attuale, tramite grafici e tabelle. Tramite il pulsante “Esporta in PDF” è possibile salvare la pagina in formato PDF.

Tramite il pulsante “Riepilogo ospiti e risorse” è possibile visualizzare un prospetto di riepilogo con le informazioni sugli volontari e ospiti presenti al campo (fasce età, nazionalità, ecc…)

BACKUP DATI

In PAGINA INIZIALE/CONFIGURAZIONE è possibile esportare:

  • le singole schede dati in formato Excel;
  • l'intero database.


Si consiglia di effettuare questa operazione almeno una volta al giorno.